Politique de confidentialité de LARP Nation


LARP Nation respecte la vie privée de ses clients et reconnaît l’importance d’établir un environnement sécurisé pour les données personnelles et non personnelles (collectivement dénommées les « Informations »). Nous avons adopté cette Politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») afin d’expliquer comment et pourquoi nous collectons, conservons et utilisons les informations que vous nous fournissez.

Ces règles sont valables à la fois dans le cadre d’événements organisés par LARP Nation, mais aussi dans le cadre d’événements organisés sur le terrain, à l’initiative de clients de LARP Nation (collectivement dénommés “nos événements”).


1. Qui traite vos informations ?

LARP Nation est le contrôleur des données dans le cadre du traitement des données personnelles. Nous sommes une société immatriculée sise au 3050 rue des loges, lieu-dit les grandes loges, 03360 Meaulne-Vitray, France.


2. Quelles informations sont collectées et combien de temps sont-elles conservées ?

Nous collectons des informations vous concernant comme suit :

Informations fournies par vous. Si un visiteur en ligne soumet des informations à LARP Nation, cela s’effectue généralement dans le cadre de ce qui suit : (1) l’achat de biens ou de services via notre billetterie ou via une billetterie externe, (2) l’inscription pour participer à un événement organisé par LARP Nation ou sur l’un de ses terrains, (3) plainte d’un consommateur, (4) sondages, (5) service client ou assistance technique, (6) toute communication par mail ou via réseaux sociaux. Les informations collectées peuvent inclure votre nom, l’adresse de votre domicile, votre numéro de téléphone, et/ou votre adresse e-mail. Ces informations ne sont pas nécessaires pour accéder à nos sites Web, cependant, vous ne pourrez pas utiliser certains produits, services ou fonctionnalités nécessitant une inscription, ni recevoir des supports tels que nos tarifications et devis personnalisés sans fournir ces informations.

Dans certains cas, nous pouvons vous demander de nous fournir une copie d’une pièce d’identité nationale en cours de validité afin de vérifier votre identité. Lorsqu’une photo d’identité nous est remise, elle est généralement supprimée une fois que l’identité a été vérifiée, ou dans un délai de 30 jours si l’affaire n’a pas été traitée dans ces délais, sauf si elle nous est nécessaire aux fins d’établir, de défendre ou d’exercer nos droits légaux.

Informations que nous obtenons ou générons lorsque vous utilisez nos produits ou nos services. Nous collectons des données concernant votre activité lors de nos événements, les services que vous utilisez et la manière dont vous les utilisez, ainsi que vos appareils et activités lorsque vous installez nos services, y accédez et les utilisez.

Informations collectées auprès de sources externes. Nous pouvons recevoir des informations à votre sujet et au sujet de vos activités de la part de tiers lorsque vous utilisez des liens vers des comptes externes (tels que Facebook par exemple) et de la part d’annonceurs ou de prestataires de services au sujet de votre expérience ou de vos interactions avec eux. Nous pouvons également obtenir des informations auprès de sites publics sur Internet, tels que Twitch, Instagram et YouTube, pour ne citer que quelques exemples. Si vous participez à un événement ou à une autre fonctionnalité où votre identité est affichée dans le contenu des réseaux sociaux, ou si vous utilisez un bouton « j’aime » ou « partager » pour une fonctionnalité sur nos sites ou applications, le tiers concerné peut nous communiquer ces informations.

Nous traitons toutes les informations concernant votre identité comme des informations personnelles. LARP Nation collecte les catégories d’informations suivantes en fonction du ou des produit(s) ou service(s) qui vous intéressent ou avec lesquels vous communiquez. Nous ne conservons généralement ces informations que pendant la durée nécessaire pour vous proposer des produits, des services et une expérience de divertissement immersive. Les exceptions sont répertoriées ci-dessous.

INFORMATIONS ASSOCIÉES AU COMPTE CLIENT :

Toute information qui identifie, est liée à, décrit ou peut être associée à un individu ou un foyer. La plupart de ces données sont fournies et générées lorsque nous créons un compte client. Ce dernier est invité à nous indiquer dans les plus brefs délais toute mise à jour d’informations nécessaire à un suivi efficace (changement d’adresse par exemple).

Il peut y accéder et les mettre à jour en nous contactant directement par mail à l’adresse suivante : larpnation.sas@gmail.com.

L’âge/la date de naissance est demandée aux fins du contrôle parental et le genre est uniquement demandé pour faciliter les contacts futurs. Nous collectons également des informations auprès des clients et des participants/futurs participants à nos événements pour suivre leur expérience et leur proposer des services en adéquation avec leurs attentes.

Par exemple: Nom, adresse e-mail, numéros de téléphone, adresse du domicile, identifiants sur les réseaux sociaux, coordonnées du tuteur légal éventuel, ainsi que tous champs libres comme l’âge, la date de naissance.

DONNÉES SENSIBLES :

Les données incluent l’origine ethnique ou raciale, les opinions politiques, religieuses ou croyances philosophiques, l’adhésion à un syndicat, les données génétiques ou biométriques, les informations relatives à l’état de santé ou à la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Nous collectons généralement certaines informations sensibles auprès de nos clients et des participants/futurs participants à nos événements pour leur proposer des services et une assistance personnalisés pendant ceux-ci.

Par exemple : Restrictions et allergies alimentaires, maladies éventuelles nécessitant une surveillance et une prise en charge particulières.

INFORMATIONS RELATIVES AUX TRANSACTIONS/ACHATS :

Informations concernant un produit ou un service acheté ou obtenu et historique des transactions. Nous collectons des informations de transaction en relation avec l’octroi et l’utilisation de licence et l’achat de nos produits et services, ainsi que dans le cadre des événements que nous organisons, parrainons ou qui se déroulent sur nos terrains. Les informations de transaction peuvent être conservées jusqu’à 7 ans (principalement à des fins d’audit).

Par exemple : Détails/historique de commande, souscriptions, remboursements, paiements, détails de livraison.

INFORMATIONS RELATIVES À L’ACTIVITÉ :

Les informations concernant les activités sur Internet ou autres activités électroniques au sujet des interactions d’un consommateur avec un site Web, une application ou une annonce publicitaire. Lorsqu’un client ou une personne participant ou souhaitant participer ou non à nos événements communique avec nos services, nous collectons les registres des serveurs. Ces registres sont conservés entre 90 jours et 1 an, sauf s’ils sont associés à un litige client, et dans ce cas ils sont conservés pendant une durée maximale de 3 ans.

Par exemple : La région, le registre d’activité, les cookies, le système d’exploitation, les versions et les données de licence, le contenu des interactions, la liste de souhaits.

DÉDUCTIONS AU SUJET D’UNE PERSONNE :

Déductions tirées de l’activité, du comportement ou des attitudes d’un individu. Nous générons ce type d’informations afin de paramétrer les préférences et caractéristiques de consommation et ainsi proposer une meilleure expérience à nos clients ainsi qu’aux participants et futurs participants à nos événements.

Par exemple: Réputation, expérience, mineur, type d’influenceur.

GÉOLOCALISATION :

La géolocalisation d’une personne ou d’un appareil au moyen d’informations numériques traitées via Internet. Nous utilisons ce type de données uniquement pour évaluer la performance de nos services.

Par exemple : Géolocalisation basée sur l’adresse IP, adresse IP.

SERVICE CLIENTÈLE :

Informations collectées/générées dans le cadre de l’assistance aux clients et aux participants/futurs participants à nos événements par le biais de nos services d’aide à la clientèle afin d’enquêter et de traiter les préoccupations de ceux-ci et de surveiller et d’améliorer nos services. Les informations collectées ou générées lors d’une assistance apportée à l’un de nos clients sont conservées pour une durée maximale de 3 ans. Les informations relatives aux données sensibles et aux sanctions sont conservées pour une durée illimitée afin de protéger nos clients, les participants/futurs participants à nos événements et notre société ainsi que l’ensemble de nos partenaires.

Par exemple : Historique de sanctions, détails des affaires, historique des réclamations et des pénalités, litiges.

DOSSIERS JURIDIQUES :

Dossiers juridiques. Nous conservons les dossiers à titre de soutien dans tout litige juridique réel ou anticipé pendant une durée maximale de 7 ans.

Par exemple : Dossiers des affaires.

DONNÉES CONCERNANT LES ÉVÉNEMENTS :

Registres des licences de jeu utilisées, de la progression, de l’historique, des statistiques, des actions dans le jeu et des interactions avec les autres participants. Les données de jeu sont générées lorsqu’une personne participe à nos événements.

Par exemple : Progression, choix réalisés.

INFORMATIONS ADMINISTRATIVES :

Informations nécessaires aux opérations et aux fins de logistique. Nos événements sont susceptibles d’accueillir non seulement des participants dans la France entière, mais aussi dans d’autres pays du monde. Nous recueillons donc des informations dont les participants ont besoin pour organiser leurs voyages et dans le but de pouvoir proposer des services et une assistance en adéquation avec leurs besoins.

Par exemple : Préférence de mode de transport, gare d’attache/par défaut.

INFORMATIONS RELATIVES À L’EMPLOI :

Détails concernant la situation d’emploi actuelle d’une personne. Les informations de ce type sont collectées principalement auprès de nos clients ainsi que des participants ou futurs participants afin de mieux gérer nos événements.

Par exemple: Nom de la société, service, profession, classification des postes, horaires et jours travaillés.


3. Pourquoi traitons-nous vos informations ?

LARP Nation collecte et utilise vos informations personnelles pour ses activités de cœur de métier et ses activités opérationnelles afin de vous offrir le meilleur niveau de service et l’expérience la plus satisfaisante. Nos objectifs sont les suivants :

  • Exercer ses activités de cœur de métier et opérationnelles.

Expérience de jeu. Créer et concevoir les expériences de divertissement convivial et épique que vous pouvez retrouver dans nos événements.

Contrôle parental et Sécurité. Les participants de la plupart de nos événements utilisent les réseaux sociaux (pages et serveurs) que nous mettons à leur disposition pour communiquer avec leurs amis et s’informer sur nos événements et services. Les parents de participants mineurs sont invités à paramétrer sur leur ordinateur un contrôle parental qui surveillera les activités de leur enfant en lien avec nos événements et services. 

Événements organisés par LARP Nation ou sur ses terrains. Les événements de plusieurs de nos franchises ou organisés sur nos terrains sont susceptibles d’accueillir des participants venant de la France entière mais aussi d’autres pays. L’organisation de ces événements nécessite généralement des prévisions et arrangements relatifs aux déplacements, aux hébergements et aux régimes des participants et futurs participants. Nous pouvons également utiliser les informations sur les participants et futurs participants aux fins d’organisation des événements, de paiement et/ou de remboursement de services ou de produits, ainsi que de promouvoir leur participation et leur engagement.

Service clientèle. Nous vous fournissons une assistance personnalisée pour enquêter et traiter toute difficulté que vous pourriez rencontrer avec nos services, nos événements, votre compte client ou vos achats, qu’ils aient été liés à nos événements ou à ceux organisés sur nos terrains.

Achats. Nous traitons les commandes concernant nos produits et services, nos événements ainsi que les événements organisés sur nos terrains.

Finance et comptabilité. Nous utilisons certaines informations aux fins d’administration de nos actifs commerciaux.

Fonctionnalités de réseaux sociaux. Nous permettons à nos clients ainsi qu’aux participants et futurs participants à nos événements de communiquer entre eux et de partager leur expérience. Ainsi, nous utilisons certaines informations afin d’adapter les fonctionnalités de réseaux sociaux pour répondre aux besoins spécifiques qui nous paraissent adaptés et nécessaires pour améliorer la qualité de nos événements et de deux organisés sur nos terrains.

Communication avec nos clients ainsi qu’avec les participants et futurs participants à nos événements ou aux événements organisés sur nos terrains. Nous communiquons également avec nos clients ainsi qu’avec les participants et futurs participants à nos événements ou aux événements organisés sur nos terrains au sujet des produits, services, études, sondages, informations, mises à jour et événements. LARP Nation peut également utiliser ces informations aux fins de promouvoir et de traiter les concours et loteries et de décerner tous prix à cet égard.

  • Identifier et corriger les erreurs.

Dépannage / Diagnostics. Nous réalisons des dépannages et des diagnostics afin de suivre et de corriger toutes défaillances dans nos produits et services ainsi que dans nos événements et futurs événements, et utilisons ces informations afin d’empêcher que ces défaillances ne se reproduisent à l’avenir.

  • Détecter les failles et protéger les clients ainsi que les participants et futurs participants à nos événements ou aux événements organisés sur nos terrains contre toute activité malveillante, trompeuse, frauduleuse ou illégale.

Prévention et protection contre les activités malveillantes. L’un de nos principes est :
« La sécurité n’est pas l’affaire de tous, c’est l’affaire de chacun. » Nous consacrons ainsi des ressources afin de lutter contre la fraude, la triche, l’insécurité et contre tout comportement abusif pendant ou hors de nos événements ou futurs événements et qu’ils soient le fait d’un de nos clients, participant ou futur participant.
Néanmoins, nous invitons chacun à être proactif dans la limite de ses moyens et de ses droits, notamment en ce qui concerne sa propre sécurité.
En effet, vouloir se sentir en sécurité commence déjà par ne pas se mettre en danger.

Procédures et exigences légales. Nous pouvons utiliser les informations que nous collectons pour enquêter sur ou traiter les plaintes ou les litiges résultant de votre utilisation de nos services, dans l’organisation de vos événements ou futurs événements sur nos terrains ou dans tout cas autrement autorisé par la législation en vigueur. 

  • Réaliser des activités visant à vérifier ou à préserver la qualité de nos produits et services et à les améliorer, les mettre à niveau ou les renforcer pour votre convenance.

Optimisation commerciale et développement des services. Nous procédons à des recherches, des études, des analyses et des développements de produits et de services afin de vous proposer les meilleurs services et expériences possibles.

  • Audits et conformité légale des produits et services.

Audit et conformité légale. Chez LARP Nation, nous nous sommes engagés à protéger les informations de nos clients ainsi que de tous les participants et futurs participants à nos événements ou aux événements organisés sur nos terrains et nous concevons des processus et des procédures afin de garantir notre conformité aux lois et réglementations externes sur la vie privée.

  • Création, communication, fourniture et échange d’offres présentant une valeur spécifique pour nos clients ainsi que pour tous les participants et futurs participants à nos événements ou aux événements organisés sur nos terrains.

Marketing et promotion. LARP Nation utilise aussi vos informations personnelles pour communiquer avec vous et vous présenter des contenus pertinents au sujet de nos produits, services et événements.


4. Quelles sont les bases légales de ce traitement des informations par LARP Nation ?

Nous traitons vos informations conformément aux bases légales déterminées comme suit :

  • Nécessaires pour la création de votre contrat, l’utilisation de nos services ou tout autre fonctionnalité que vous souhaitez utiliser ou activer. 

Celles-ci sont nécessaires, et refuser de les transmettre empêchera tout accès à certains services ou à certaines fonctionnalités, à nos événements et aux événements organisés sur nos terrains ou aux terrains eux-mêmes.

  • Consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous prévenant par mail à l’adresse suivante : larpnation.sas@gmail.com

  • Intérêt légitime.

Nous utilisons vos informations à des fins sans danger pour votre vie privée, et qui peuvent être collectées raisonnablement et uniquement dans le cadre de votre relation avec LARP Nation.

  • Obligation légale.

Nous traitons vos informations par obligation ou droit légal(e).


5. Avec qui pouvons-nous partager vos données ?

Les sites Web de LARP Nation, réalisés par LARP Nation pour ses partenaires ainsi que les canaux de discussions mis à disposition (pages Facebook, serveurs Discord) par LARP Nation pour ses partenaires peuvent disposer de fonctionnalités de discussion sur lesquelles les utilisateurs sont libres d’échanger des idées et communiquer entre eux. Lorsqu’un utilisateur communique via l’une de ces fonctionnalités, notez que le message peut être accessible au public et l’utilisateur communique ainsi à ses propres risques.

Certains événements, produits, services et fonctionnalités de LARP Nation exigent que nous partagions des informations avec (1) nos partenaires et prestataires de services, (2) avec les autres joueurs et/ou le public, ou (3) pour des raisons légales en cas de litige.

  • Avec nos partenaires et prestataires de services. LARP Nation peut communiquer des informations à ses fournisseurs, consultants, partenaires de marketing, sociétés d’étude de marché et autres prestataires de services ou partenaires commerciaux. 
  • Avec d’autres joueurs et/ou le grand public. Les informations peuvent être consultables par les personnes participant à nos événements ou aux événements organisés sur nos terrains ainsi que le grand public si vous participez à nos événements ou aux événements organisés sur nos terrains et si vous utilisez certaines fonctionnalités de discussion telles que citées précédemment.
  • Pour des raisons légales en cas de litige. LARP Nation peut partager vos informations si nous considérons que cela est requis par la législation en vigueur, une réglementation, un contrat d’exploitation, une procédure juridique ou une demande administrative. Cela inclut le partage de vos informations avec les autorités de police, les autorités gouvernementales ou des tiers dans la mesure nécessaire pour appliquer notre Contrat de licence utilisateur, les contrats utilisateurs ou autres politiques visant à protéger les droits de propriété de LARP Nation ou de tiers, ou en cas de plainte ou de litige concernant votre utilisation de nos services ou fonctionnalités.

6. Quel niveau de sécurité est appliqué à vos informations personnelles ?

Pour protéger la confidentialité des données et des informations personnelles que vous nous communiquez ou que nous obtenons à votre sujet, nous avons mis en place un ensemble de protections physiques, techniques et administratives. Nous mettons à jour et testons continuellement notre technologie de sécurité. De plus, nous prendrons toutes mesures raisonnables afin de garantir que les tiers à qui nous transférons des données personnelles prévoiront les mesures de sécurité nécessaires.
En outre, nous formons nos employés à l’importance de la confidentialité, de la protection, de la discrétion et de la sécurité de vos informations.


7. Note pour les parents

Nous exhortons les parents à informer leurs enfants de la nécessité de ne jamais communiquer leurs véritables nom, adresse, numéro de téléphone ou toute donnée jugée sensible au regard de l’article 2, sans autorisation parentale.